移転のお知らせを作成する際には、移転先の住所・電話番号・ＦＡＸ番号・代表者氏名を明記しなければいけないので、まずはそれらの情報を確定させなければいけません。
既存のビルに入居する場合は新住所がすぐに確定するので問題ありませんが、新築ビルの場合は住所の確定が遅くなることもあるので、建設会社や設計事務所に確認をしておきましょう。
また合わせまして、電話番号の取得はおよそ１週間～１０日程度かかりますので、準備を忘れないようにご注意ください。
移転案内の作成に必要な情報がいつ確定するのか、関係各所と連絡を取り合って、お知らせ時期に間に合うように準備をしましょう。

営業所移転をお知らせする相手をリスト化していきます。 各部署にかけあい、取り引きのある企業や顧客をリストアップして提出してもらうと効率よく動けるでしょう。
郵送でお知らせする場合は、会社名・住所・代表者名のリストが必要なので、エクセルなどでデータ化して管理すると、後々の作業が楽になります。

移転のお知らせは、取り引きのある企業全てに周知させることができれば理想的です。 とは言え、１度名刺交換をしただけの企業にもお知らせの連絡をしていては、数が多すぎてとても時間が足りませんね。
そういう場合は、普段取り引きのある企業に絞ってお知らせをし、それ以外の企業へはホームページなどのＳＮＳを通して告知することで対応するのがベターですよ。

お知らせする時期や送付先リストを作成したら、どういった方法でお知らせするのが一番いいのか検討します。
ここでは、状況に応じた５つの方法をご紹介いたします。

①書面で郵送する
営業所移転を告知する手段として主流なのが、取引先や顧客などに正式な挨拶状を送付する方法です。
二つ折りのカードやハガキなどを郵送するのが一般的ですが、手書きよりも印刷のほうが効率がいいので、数が多い場合は専門業者に依頼してハガキを作るのがおすすめです。
また取引先に送付する場合は社長宛に送るのが基本ですが、このようなとき、実務担当者まで届かない可能性もあります。 ですから、社長宛に正式な挨拶状を送った後、実務上付き合いのある担当者にＦＡＸやメール、電話などで移転のお知らせをするとより確実な連絡ができますよ。

②ＦＡＸする
普段取り引きをする実務担当者向けに、営業所移転を告知するにはFAXが有効です。 郵送でのお知らせと合わせてＦＡＸでも告知しておくと、トラブル防止に効果を発揮します。

③メールする
実務担当者や顧客へ営業所移転を告知する方法として、有効な手段です。 デジタルのため管理しやすいのが利点ですが、迷惑メールフォルダなどに分類され、把握されていなかったなどのトラブルが起こる可能性があります。
ハガキやＦＡＸなど、形に残る状態での告知と合わせて行うのが無難でしょう。

④自社のＳＮＳやホームページでお知らせする
営業所移転を幅広く周知してもらいたいときに有効な手段です。 連絡の行き違いが起こらないように、自社で管理している物があれば、こちらにも告知しておきましょう。

⑤営業所などに貼り紙をする
同じビルの入居者や、各テナントのお客様など、実際に訪問する人向けに有効な手段です。 ただし、建物のオーナーや次に入る入居者の状況により張り紙ができない場合があるので、確実な方法とは言えないので注意しましょう。

以上で、移転のお知らせは完了です！