【事務所移転のお知らせを】おすすめの引っ越しハガキ紹介!

投稿日 2018.12.28 最新更新日 2018.12.28
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事務所移転の際には、物件探しやレイアウトなど移転先への準備だけでなく、それに伴う移行手続きなど、しなければならない重要なタスクがたくさん出てきます。
官公庁への届出や名刺の刷り直しなど移転に伴う手続きや準備で慌ただしい中・・・いつもお世話になっている取引先宛てに、事務所移転のお知らせをすることを、忘れてはいませんか?

リボン 保存版! 例文を使って事務所移転のお知らせを。案内に使えるはがきもご紹介

プレゼントを選ぶポイントと予算とは?

事務所を移すことになった場合、事前に余裕を持ってお知らせすることで相手に与える印象や今後の信頼関係も変わってきますよね。

最近では、ハガキなどの郵便物・FAX・メール・SNSなど様々な方法を使って移転のお知らせができるため、どのような媒体で告知をすればいいのか迷う方も多いのではないでしょうか。
一般的には、社長宛に正式な挨拶状やハガキを送付することで移転の告知を終えますが、実務上付き合いがある担当者に伝わっていないことも多いため、送付後にFAXやメール、電話などで移転のお知らせを改めて行い、より確実に事務所移転の情報が伝わるよう工夫している企業も増えてきました。

ここからは、その工夫に役立つ情報をご紹介してまいります。
事務所移転の際におさえておくべきポイントと基本的な例文の書き方をご案内するとともに、事務所移転の告知に便利な引っ越しハガキもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

移転のお知らせをするタイミングは、いつがいい?

事務所移転が決まったら、取引先へ移転の告知をするために準備をします。
お知らせの適切な時期は、移転日の1ヶ月前から遅くとも2週間前までになりますが、告知文を作成するにも時間がかかることを忘れてはいけません。
郵送でお知らせをする場合、文書案や送付先リストの作成から、印刷して取引先へ発送できる形にするには、およそ1ヶ月程度かかります。取引先には住所録などを変更してもらわなければならないため、移転前に余裕をもってお知らせできるように、大体2〜3ヶ月前から準備しはじめることが大切になります。
またお知らせする方法がどれであっても、いつから新住所になるのかを分かりやすく明記し、相手が誤って旧住所へ書類を送らないように工夫することも大切です。

移転のお知らせ文はどんな内容にすればいい?

移転のお知らせなどの挨拶状はビジネス文書にあたりますので、季節に合わせた時候の挨拶(~の候)と、頭語や結語を用いるのが一般的です。
時候の挨拶は、送付する時期に合わせて以下の内容から選びます。

時候の挨拶(~の候)
1月 初春、新春、大寒、厳寒
2月 立春、春寒、梅花、向春
3月 早春、残春、春分
4月 春暖、桜花、陽春
5月 新緑、立夏、青葉、薫風
6月 梅雨、初夏、向暑
7月 盛夏、酷暑、猛暑
8月 残暑、立秋、晩夏
9月 初秋、清涼、爽秋
10月 秋冷、菊花、紅葉
11月 晩秋、立冬、深秋
12月 初冬、師走、初冬

また、ハガキなどの文書でお知らせする場合は形式が決まっていますので、それを守って作成すれば大丈夫です。マナーで句読点を入れないというのが儀礼的な文書の慣例になりますので、ご注意ください。
以下は、ハガキでお知らせする場合の基本的な例文になります。

事務所移転のお知らせ
拝啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
さて このたび平成◯年◯月◯日より左記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
社員一同 気持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具

平成◯年◯月 吉日

新住所 〒〇〇〇-〇〇〇 〇〇県〇〇区〇-〇-〇 〇〇〇ビル〇〇階
電 話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇 〇〇

リボン 事務所移転のご案内に、便利な引っ越しハガキはいかがでしょうか?

プレゼントを選ぶポイントと予算とは?

オリデザでは、ハガキのデザインを選び、文章部分を編集するだけで、簡単に移転ハガキが作成できます。 文章テンプレートなどもございますので、簡単に移転ハガキを作成することができ、おすすめです。
以下は事務所移転の際、取引先へお知らせするときにおすすめの、引っ越しハガキになります。

移転のご案内ハガキ
切手付ふち無し引越葉書03

切手付ふち無し引越葉書03

オフィス移転のご案内向け文面がすでに入っているので、「かんたん編集」で住所や会社名などを入力するだけですぐに移転案内のハガキが完成します。 文面やレイアウトを変えたい場合は、「こだわり編集」から自由に変えることができるので、お好みの方法で編集できますよ。
上記以外にもたくさんの引越しハガキのテンプレートを取りそろえているので、お好みのデザインを探してくださいね。

引越しはがき<写真入り>

引越しはがき<写真入り>

引越しはがき<イラスト>

引越しはがき<イラスト>

まとめ

今回は事務所移転時のポイントと例文、告知に便利な引っ越しハガキをご紹介しました。
事務所移転のお知らせは、日頃からお世話になっている取引先へ感謝の気持ちを伝えるいい機会でもあります。
オリデザの引っ越しハガキを使って、末長くおつきあいできるような、心が伝わる移転のお知らせをしていただければと思います。